ホームページ関連の契約更新で見落としがちなこと【年度末チェックリスト】

3月になりました。埼玉・戸田市でWeb制作をやっているミアキスの代表です。

毎年この時期になると、お客さまから「ドメインの更新メールが来たんだけど、どう対応したらいい？」「サーバーの契約が切れそうで焦ってる」というご連絡をよくいただきます。日本企業の多くは3月末が年度末。何かと忙しい中で、ホームページ周りの契約更新は後回しになりがちです。

ところが、「後回し」がそのまま「サイトが落ちる」「ドメインが消える」という事態に直結するのがWeb系の契約の怖いところ。今回は、ミアキスが実際に現場で見てきた「更新忘れトラブル」と、年度末に必ずやっておくべきチェックリストをお伝えします。

ホームページに関係する「契約」は、実は5種類ある

「うちのホームページは制作会社に任せてるから大丈夫でしょ」と思っていませんか。実は、ホームページを維持するだけで、最低でも5種類の契約が存在することをご存知でしょうか。

• ドメイン契約：「example.co.jp」などのWebアドレス（年次更新が多い）
• サーバー契約：ホームページのデータを置く場所（月額・年額どちらもある）
• SSL証明書：URLが「https://」になるセキュリティ証明（年次更新が多い）
• 保守・運用契約：制作会社との月額サポート契約
• 各種ツール・プラグイン：フォームや予約システムなどの年額ライセンス

これらがバラバラに管理されていることが多く、担当者が退職したり、制作会社が変わったりすると、「誰が何の契約を持っているかわからない」という状況に陥りやすいんです。

ミアキスでは新規のお客さまからご相談いただく際、まず「現在の契約状況の棚卸し」からスタートします。その経験上、平均して1〜2個、何かしらの更新漏れリスクを発見します。それほど、Web周りの契約管理は軽視されがちです。

年度末によく見る「更新忘れ」のリアルなケース

実際に私たちが経験した・ご相談を受けたケースをいくつかご紹介します（詳細は変えています）。

Q: ドメインが急に「売り出し中」になってしまいました

「昨日まで普通に使えていた自社のホームページが、今朝開いたら見知らぬ広告ページになっていた」という相談を受けました。調べてみると、ドメインの更新期限が切れており、すでに第三者に取得されていたケースです。

ドメインは更新を忘れると、数日〜数週間で第三者が取得できる状態になります。一度取得されると、元の名前を取り戻すには数十万円かかることもあり、最悪の場合は諦めるしかありません。10年以上育てたドメインが突然消えるのは、会社の信用にも直結します。

Q: サーバーが止まってECサイトへの注文が来なくなりました

「3日間、オンラインショップが動いていなかったことに気づかなかった。売上がゼロで、問い合わせフォームからのメールも届いていなかった」という相談です。

原因はサーバー契約の更新忘れ。自動更新の設定をしていなかったことと、クレジットカードの有効期限切れで決済が失敗していたことが重なったケースです。ECサイトの場合、1日停止するだけで大きな機会損失になります。

Q: SSL証明書が切れて「このサイトは安全ではありません」と表示されました

「お客さまから『御社のサイト、危険と表示されているんですが大丈夫ですか？』と連絡がきた」というケースです。

SSL証明書の期限が切れると、ブラウザが赤い警告を表示します。訪問者のほとんどはその時点でサイトを離脱します。問い合わせがゼロになるだけでなく、「信頼できない会社」という印象を与えてしまう深刻な問題です。

年度末に必ずやるべき「ホームページ契約チェックリスト」

これらのトラブルはすべて、事前に確認さえしていれば防げたものばかりです。以下のチェックリストを使って、今すぐ状況を把握してください。

特に「契約に紐づいているメールアドレス」は盲点です。担当者の個人メールアドレスで登録されていると、その方が退職した瞬間に更新通知が届かなくなります。会社の総務・info系のメールアドレスで管理するのがベストです。

「管理を一元化する」が最強の対策。ミアキスの取り組み方

「チェックリストを作ってみたけど、毎年やるのが大変で…」というお声もよく聞きます。確かに、バラバラな契約を年に1回確認するのは手間がかかります。

そこでミアキスがお勧めしているのが、ホームページ関連の契約を可能な限り一元管理する仕組み作りです。具体的には：

• ドメイン・サーバーを同じ会社で管理する（バラバラになっていると管理が複雑になる）
• 自動更新を基本設定にする（ただし決済カードの期限管理は別途必要）
• 更新通知メールを複数のアドレスに転送設定する（担当者1人だけにしない）
• 保守契約の中に「更新管理」を含める（ミアキスの月額プランでは対応しています）

ミアキスの月額保守プランでは、お客さまのドメイン・サーバー・SSLの更新時期を私たちが管理し、期限が近づいたらお知らせする仕組みを採用しています。「自分では把握しきれない」という方には、この形が一番安心です。

戸田市や川口市のお客さまからは「保守を任せてから、Web周りで困ったことがなくなった」というお声をいただいています。担当者が変わっても私たちが継続して管理するので、引き継ぎの抜け漏れもありません。

今の制作会社が「どこまで管理してくれているか」を確認しよう

最後に、現在ホームページの制作・管理を別の会社に依頼している方へ。

「保守契約を結んでいるからOK」と思っていても、契約内容によっては更新管理が含まれていないケースがあります。保守契約を結んでいる会社に、以下を確認してみてください。

• ドメインとサーバーの更新管理は含まれているか？
• SSL証明書の更新管理は含まれているか？
• 更新時期が近づいたら連絡をもらえるか？
• 緊急時（サイトが止まった場合）の対応窓口と対応時間はどうなっているか？

これらが明確に答えられない、または「それは含まれていない」という回答だった場合、自社で別途管理する体制を整える必要があります。

ミアキスでは、今の制作会社との関係を続けながらでも、「Web周りの契約管理だけ相談したい」というご要望にも対応しています。まずは現状の棚卸しから一緒に考えましょう。詳しくはサービス紹介をご覧ください。

年度末の忙しい時期だからこそ、「ホームページが止まる」という最悪のシナリオだけは先に防いでおく。それが会社を守ることにつながります。

ご不明な点は、お気軽にお問い合わせください。埼玉県戸田市のミアキスが、丁寧にご対応します。