ホームページ管理の引き継ぎは、アカウントの一覧を渡すだけでは完了しません。受け手が日常作業を再現でき、判断できないときの確認先が分かる状態を目指します。
契約、権限、原稿や画像、作業手順を分けて整理します。秘密情報を文書へ直接並べず、安全な保管場所と利用できる担当者を記録します。
引き継ぐ範囲と完了条件を決める
最初に、サイト管理の仕事を一覧にします。文章や画像の更新、問い合わせ確認、契約の確認、問題時の連絡など、実際の作業名で書き出します。
作業ごとに、渡す資料、説明する人、受け取る人、完了条件を決めます。「説明済み」ではなく、受け手が確認できた状態を完了とします。
引き継ぎ期間中に終わらない作業は、未解決欄へ分けます。現在の状態、次に行うこと、判断者、期限の根拠を記録します。
契約と管理サービスを棚卸しする
ホームページに関係する契約名義、請求先、管理窓口、公式の連絡先を一覧にします。制作会社との契約と、外部サービスの契約は分けて記録します。
料金、更新条件、解約方法などは、契約書と提供元の公式資料で確認します。以前の担当者の記憶だけで条件を確定しません。
契約が重複して見える場合も、すぐに解約しないことが大切です。対象サービスと役割を照合し、影響範囲を責任者が判断します。
権限と保管場所を整理する
管理画面ごとに、管理者、利用者、作業範囲を確認します。不要な権限をそのまま渡さず、新しい担当者に必要な範囲を責任者が決めます。
パスワードや認証情報は、引き継ぎ資料へそのまま貼り付けません。社内で認められた保管場所と、受け取り手続きを記録します。
個人のメールアドレスで管理されている項目があれば、変更方法を提供元の公式手順で確認します。確認できないまま認証方法を変えません。
日常作業を手順書にする
日常的な更新作業は、開始条件、準備する素材、操作、承認、公開後の確認に分けます。画面の説明だけでなく、誰が内容を決めるかも明記します。
手順書には、対象ページ、原稿の正本、画像の保管場所、連絡票の形式を入れます。例に使う情報は実在の顧客情報ではなく、確認用の内容にします。
外部サービスの画面を説明する場合は、参照した公式資料と確認日を残します。画面が変わったときに、古い説明を見分けられるようにします。
受け手が実際に作業して確かめる
引き継ぎ前に、受け手が影響の小さい作業を実際に行います。前任者は操作を代わるのではなく、迷った箇所と不足資料を記録します。
公開を伴う確認は、対象、時間、承認者を先に決めます。想定外の状態があれば範囲を広げず、変更前の記録と連絡先を確かめます。
作業後は、手順書どおりに進められたかを振り返ります。口頭で補った説明を資料へ戻し、次回は受け手だけで確認できる形にします。
完了時の確認表を残す
引き継ぎの最終日に、渡した資料と未解決事項を一つの表で確認します。担当者交代は、運用体制を見直す機会として扱います。
- 作業範囲と完了条件を合意した
- 契約名義、請求先、窓口を確認した
- 権限と認証情報の受け取りを確認した
- 日常作業を受け手が再現した
- 問題時の連絡先と判断者が分かる
- 未解決事項と再開条件を記録した
完了後も、前任者だけが知る判断を残さないことが重要です。新しい担当者が記録を更新する責任者となり、次の交代へ備えます。
