CMSは、ホームページの文章や画像などを管理し、決められた画面から変更するための仕組みを指します。導入すれば何でも簡単になるわけではなく、変更できる範囲はサイトごとの設計で異なります。
CMSを選ぶ前に、自社で行いたい作業と制作会社へ任せる作業を分けます。機能名の多さではなく、公開後の運用へ合うかを確認することが大切です。
CMSが担当する範囲を理解する
ホームページは、読者が見る画面と、内容を管理する作業に分けて考えられます。CMSは後者を支える候補ですが、すべてのページを同じ方法で変更できるとは限りません。
候補となるCMSでは、どのページの何を変更できるかを実際の画面で確認します。文章、画像、公開状態など、予定する作業ごとに試します。
外部サービスとつながる部分や個別に作られた部分は、管理方法が異なる場合があります。制作仕様と提供元の公式資料を確認し、推測で操作しません。
自社で変更したい内容を決める
最初に、お知らせ、サービス案内、採用情報など、公開後に変わる内容を一覧にします。変更のきっかけと必要な原稿も記録します。
更新回数だけでは、必要な仕組みを判断できません。一回の変更に必要な画像、確認者、公開時期、関連ページまで書き出します。
自社で変更する項目と、制作会社へ依頼する項目を分けます。判断できない項目は、候補となる構成で対応可能かを確認します。
メリットは運用手順で確かめる
担当者が承認済みの内容を反映できる構成なら、日常変更を社内で行う選択肢になります。その利点は、担当者が安全に操作できることが前提です。
操作の説明を受けるときは、入力から確認、差し戻し、公開後の点検までを通して試します。公開内容を誰が承認するかも決めます。
複数人で作業する場合は、役割に応じた権限と記録方法を確認します。誰でも同じ権限を持つ状態にせず、作業に必要な範囲を割り当てます。
導入後の負担も比較する
CMSを使うサイトには、操作資料、管理者、問題時の連絡先が必要です。担当者が決まっていなければ、変更や確認が止まる可能性があります。
組み合わせる外部サービスや構成要素が増えるほど、確認する契約と窓口も増えます。提供元、管理者、公式資料を管理台帳へまとめます。
保守や変更の条件は、候補となるCMSと制作仕様によって異なります。未検証の安全性、費用、効果を比較表へ書かず、公式情報と見積書で確認します。
要件をそろえて候補を選ぶ
候補を比べるときは、同じ要件を伝えます。製品名から選ぶのではなく、必要な作業を実演できるか、対象外を説明できるかを見ます。
- 自社で変更するページと項目
- 原稿、画像、承認の流れ
- 利用者ごとの権限と管理者
- 外部サービスと個別制作の範囲
- 問題時の連絡先と復旧判断者
- 契約終了時に受け取る資料
将来追加したい機能がある場合は、希望する業務を具体的に伝えます。対応可否と前提条件を、公式資料や制作仕様へ残します。
導入から運用までを一続きにする
導入時には、既存ページ、原稿、画像、リンクを一覧にし、移す範囲と確認者を決めます。移行前後で内容が一致するかをページごとに確認します。
公開後の最初の変更は範囲を限定し、担当者が手順書を使って行います。迷った箇所を資料へ戻し、次の担当者も再現できる形にします。
運用開始後は、管理者、権限、契約、公式資料の参照先を見直します。機能や条件が変わった場合は、確認した日と判断者を記録します。
