先日、戸田市内の中小企業から「担当者が突然退職してしまい、会社のホームページが誰も管理できない状態になっています」というご相談をいただきました。話を聞くと、前任者がすべて一人で把握していたため、パスワードもサーバー契約の詳細も引き継ぎがまったくできていなかったとのこと。こういった「Web担当者の空白期間」による混乱は、実は埼玉県内の企業でも非常によく起きているんです。
新しくWeb担当になった方が最初にぶつかる壁は、「前任者が何をしていたのかわからない」という状況です。今回は、新任Web担当者が知っておくべきこと、そしてスムーズにオンボーディングを進めるためのポイントをお伝えしていきます。
Web担当者のオンボーディングが「特別に難しい」理由
営業職や事務職の引き継ぎと違い、Web担当者の仕事は「見えないインフラ」を管理する仕事でもあります。サーバー、ドメイン、SSL証明書、CMSのバージョン、セキュリティプラグイン……これらはすべて、普段は画面の裏側で静かに動いているため、前任者が何を管理していたのか一覧化されていないことがほとんどです。
弊社の経験では、新任Web担当者の約70%が「引き継ぎ資料がなかった、もしくは不十分だった」と感じています。引き継ぎがあったとしても「ログインID・パスワード一覧」があるだけで、「なぜその設定にしているのか」「何を定期的に確認すべきか」という運用ノウハウは伝わっていないことが多いんです。
そのため、新任担当者は「とりあえず今は何もしなくていいか」と放置しがちになります。しかし、Webサイトは放置しているだけでリスクが蓄積していく性質があります。この点を、まずしっかり理解していただきたいんです。
「放置」が招く3つの深刻なリスク
Webサイトは一度公開したら終わりではありません。毎日少しずつ、様々なリスクが積み重なっていきます。新任担当者が最初に理解すべきポイントとして、以下の3つを押さえておきましょう。
① セキュリティの脆弱性が放置される
WordPressをはじめとするCMSは、定期的なアップデートが必要です。アップデートを怠ると、既知のセキュリティホールがそのままになり、悪意のある第三者に改ざんや不正アクセスをされるリスクが高まります。実際に弊社でも、埼玉県内のクライアント様から「サイトを開いたら変な広告ページに飛ばされる」という緊急相談を受けたことがあります。原因はプラグインの長期未更新でした。
② ドメイン・サーバーの契約切れ
ドメインやサーバーの更新通知は、前任者のメールアドレス宛に届いていることがあります。退職後にそのアドレスが使えなくなると、更新通知を見逃してしまい、サイトが突然消えてしまうという最悪の事態につながります。「気づいたらドメインが失効していた」という話は決して珍しくありません。
③ バックアップが取れていない
サーバー障害やオペレーションミスでデータが消えてしまっても、バックアップさえあれば復元できます。しかし管理が止まると、バックアップの自動設定が切れていたり、保存先の容量が満杯になっていたりするケースがあります。復旧できない状態になってから初めて気づく、というのが一番辛いシナリオです。
新任担当者が最初にやるべきこと「現状把握チェックリスト」
では実際に、新任Web担当者が着任してまず取り組むべきことは何でしょうか。弊社では引き継ぎ支援の際に、以下のような確認を一緒に行っています。
- ドメインの管理会社・契約者名・更新日の確認
- サーバー（レンタルサーバーorクラウド）の契約情報の確認
- CMS（WordPressなど）のバージョンとプラグイン一覧の確認
- SSL証明書の有効期限の確認
- バックアップの設定状況と保存先の確認
- Googleアナリティクス・サーチコンソールのアカウント共有状況の確認
- 更新通知メールの受信先が現在使えるアドレスかどうかの確認
これだけでも、かなりの情報量ですよね。「全部自分でやるの？」と不安になる方も多いのですが、最初の現状把握さえできれば、あとは月次の定期チェックを回すだけでリスクを大幅に下げることができます。もしこの棚卸し作業でお困りであれば、お問い合わせからご相談いただけます。
月額保守管理が「最強のオンボーディング支援」になる理由
正直に言うと、Web担当者の業務の多くは「定期的な点検・更新作業」です。これは専門知識がないと難しい部分も多く、しかも毎月コンスタントに発生します。そのため、弊社では「月額保守管理プランを外部に委託することが、新任担当者のオンボーディングを最もスムーズにする方法の一つ」だとお伝えしています。
月額の保守管理を外部のプロに任せることで、担当者は「何を管理すべきか」「今何が起きているか」をレポートで把握できます。ゼロから勉強しなくても、プロのレポートを読むことで自然に知識が身につき、社内での説明もしやすくなります。
弊社のサービスでは、CMSのアップデート対応・バックアップ管理・セキュリティ監視・月次レポート提供を月額定額でご提供しています。詳しくはサービスの詳細をご覧ください。費用感については料金プランのページでご確認いただけます。
よくあるご相談 Q&A
Q. 先月からWeb担当になりましたが、前任者がいなくて何もわかりません。まず何をすればいいですか？（埼玉県川口市・製造業・30代）
A. 実は、こういったご相談は月に数件いただくんです。まず焦らなくて大丈夫です。最初にやることは「現状の棚卸し」だけです。ドメインとサーバーの契約情報がわかれば、最低限のリスクは回避できます。弊社では「初回現状診断」として、現在のサイト環境を一緒に確認するサービスを提供しています。「どこに何があるかわからない」という状態から始めても問題ありません。一つひとつ確認しながら整理していきましょう。何よりも「まず相談する」という行動が、リスクを最小化する一番の近道です。
新任のWeb担当者が感じる「何からやればいいかわからない」という不安は、まったく正常な反応です。Webサイトの管理は、知れば知るほど奥が深い世界ですが、基本的な保守の仕組みさえ整えてしまえば、あとは安定した運用ができるようになります。
ミアキスは埼玉県戸田市を拠点に、地域の企業・団体のWeb運用をトータルでサポートしています。「引き継ぎがうまくいかない」「何をどこまで管理すればいいかわからない」という段階から、一緒に考えていきますので、まずは気軽にお問い合わせください。あなたのオンボーディングを、全力でサポートします。