古い情報が残るサイトを定期的に整理する仕組み作り

古い情報が残るサイトは、読み手が現在の状況を判断しにくくなります。新しい情報を追加するだけでなく、終了した案内や担当者の変更も同じ運用で見直す必要があります。

ページの一覧、正本となる資料、更新担当を結び付け、見直しのきっかけを先に決めます。削除や非公開を急がず、関連ページや問い合わせ導線への影響を確認してから進めます。

古い情報を見つける基準

まず、内容が現在も有効かをページごとに確認します。担当者、提供範囲、連絡先、商品やサービスの案内など、変更が起きやすい項目を優先します。

終了した案内、利用できないフォーム、使われていない画像も一覧にします。本文だけでなく、見出し、ボタン、メニュー、フッターに残る古い表記も確認します。

判断できない項目は、推測で更新せず、正本となる資料の確認先を記録します。ページを見た時点と確認者も台帳へ残します。

URL、ページの目的、正本となる資料、最終確認、次に見直す条件、担当者を一つの台帳へ置きます。ページを追加したときにも同じ項目を登録します。

担当者が不在でも作業が止まらないよう、代理の確認者と承認者を決めます。管理画面の権限や素材の保存場所も、台帳からたどれるようにします。

台帳の項目を増やしすぎると更新されなくなります。実際の運用で確認できる範囲に絞り、変更理由が残る形にします。

ページの種類ごとに、見直すきっかけを決めます。募集や期間限定の案内は終了時、担当者情報は人事変更時など、内容に合う条件を台帳へ記録します。

全ページを同じ日に確認する方法だけでなく、重要なページから順に点検する方法もあります。担当者が変わっても同じ基準で作業できるよう、チェック項目を共有します。

見直しができなかった場合は、未確認のままにせず、次に実施する条件と責任者を残します。更新予定を置くだけで終わらせず、実施結果まで記録します。

内容が有効なら更新し、終了していて参照も不要なら非公開を検討します。後から参照が必要な資料は、公開ページから外して社内保管する方法もあります。

URLを変更する場合は、古い入口から代替ページへ案内できるかを確認します。関連ページ、印刷物、営業資料に古いURLが残っていないかも調べます。

削除の判断を急ぐと、必要な履歴や問い合わせ先まで失うことがあります。承認者と戻し方を決めてから公開状態を変更します。

変更後は、トップページから主要ページへ進み、メニュー、リンク、フォーム、画像を順に確認します。表示だけでなく、読み手が次に取る行動まで試します。

関連するページを同じ履歴で点検し、古い表記が残っていないかを探します。問題があれば変更前の状態と担当者を確認してから修正します。

サイトの棚卸しは、一度の修正で終わらせず、内容や担当者が変わったときにも行います。関連ページと導線を同じ基準で点検し、結果を共有して次に見る項目と担当者を決めます。判断できない項目は、保留理由と参照資料を台帳に残します。担当が変わっても同じ基準で再確認できるようにします。

点検結果には、対象URL、参照資料、承認者、変更理由、未確認項目を残します。サイトの棚卸しや更新体制を整理する場合はサービス案内、現在の台帳を共有するときはお問い合わせページをご確認ください。担当が変わった場合も台帳から正本資料と承認者をたどれる状態にします。